In breve
- Prima di mettere in vendita, il distributore deve verificare etichetta in italiano, dati del responsabile, lotto e durata.
- Le condizioni di conservazione durante la vendita sono responsabilità di chi vende.
- Un effetto indesiderato grave segnalato da un cliente va comunicato: è un obbligo, non una cortesia.
Il Regolamento CE 1223/2009 governa i cosmetici in tutta l’Unione europea. Assegna la responsabilità principale alla «persona responsabile» — di norma il fabbricante o l’importatore — ma non lascia il distributore fuori dal quadro: l’articolo 6 gli attribuisce verifiche precise da fare prima di mettere un prodotto sullo scaffale.
Sono controlli rapidi, ma vanno fatti: in un’ispezione la domanda è «lei cosa ha verificato?», e la risposta «me lo ha portato il fornitore» non è sufficiente.
01Le verifiche prima della vendita
Su ogni prodotto che metti a scaffale
- Nome e indirizzo della persona responsabile stabilita nell’Unione europea.
- Numero di lotto o riferimento che permette l’identificazione.
- Data di durata minima oppure PAO (il simbolo del vasetto aperto con i mesi).
- Elenco degli ingredienti con la denominazione INCI.
- Contenuto nominale.
- Funzione del prodotto, se non evidente.
- Precauzioni d’impiego in lingua italiana.
02Conservazione: da quando la merce è tua
Finché il prodotto è sotto la tua responsabilità, le condizioni di conservazione e trasporto devono rispettare quanto indicato dal fabbricante. In profumeria significa soprattutto due cose: luce e calore.
- Vetrine esposte al sole diretto: le fragranze alterano il colore e l’odore in poche settimane.
- Temperatura del negozio d’estate: sopra i 25–30 °C costanti alcune emulsioni si separano.
- Prodotti aperti al banco (tester): vanno sostituiti secondo la loro durata dopo l’apertura, non tenuti finché finiscono.
- Magazzino: scatole a terra e su ripiani, mai a contatto con fonti di calore o pareti umide.
03Cosmetovigilanza: cosa fare se un cliente reagisce male
Il regolamento prevede un sistema di segnalazione degli effetti indesiderati. Gli effetti indesiderati gravi — quelli che comportano incapacità funzionale temporanea o permanente, ospedalizzazione, anomalie congenite, rischio immediato per la vita o decesso — vanno notificati senza indugio all’autorità competente.
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Ascolta e scrivi
Prodotto, lotto, data di acquisto, cosa è successo e quando. Senza il lotto la segnalazione serve a poco.
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Avvisa subito la persona responsabile o il tuo fornitore
È il soggetto che deve valutare e, se serve, notificare all’autorità.
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Se l’effetto è grave, segnala anche tu
Il distributore che ne viene a conoscenza è tenuto a informare l’autorità competente, che in Italia è il Ministero della Salute.
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Conserva il prodotto
Il flacone residuo è l’elemento che permette la verifica. Buttarlo chiude ogni possibilità di accertamento.
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Tieni traccia
Le segnalazioni ricevute vanno registrate: due casi sullo stesso lotto sono un segnale che va portato al fornitore.
04Ritiri e prodotti non conformi
Se hai motivo di ritenere che un prodotto non sia conforme, non puoi metterlo in vendita; se è già in vendita, devi adottare le misure correttive necessarie — ritiro dal mercato o richiamo dai consumatori — e informare le autorità quando il prodotto presenta un rischio.
Quando arriva un ritiro
- Togli subito dalla vendita tutti i pezzi del lotto interessato, magazzino compreso.
- Verifica quanti ne hai venduti e in quale periodo.
- Segui le istruzioni della persona responsabile su restituzione o distruzione.
- Se è un richiamo, esponi l’avviso al pubblico e avvisa i clienti identificabili — quelli con la tessera, per esempio.
- Conserva la documentazione: comunicazioni ricevute, quantità, date.
Con Omega
Lotti, fornitori e clienti collegati fra loro
- Lotto registrato al carico e collegato al documento del fornitore: la tracciabilità a tre anni si ricostruisce in un momento.
- Dal lotto alle vendite: si sa quante confezioni sono uscite e, per i clienti registrati, a chi.
- Ritiri e richiami come procedura, con l’avviso ai clienti coinvolti e il registro di cosa è stato fatto.
- Segnalazioni dei clienti registrate accanto al prodotto, con la data e il lotto.
