In breve
- Ogni trattamento impegna persona, cabina e macchinario: l’agenda deve saperlo, altrimenti sovrapporrà.
- Fra un trattamento e l’altro serve tempo di riordino: se non è previsto, il ritardo si accumula.
- Le fasce vuote prevedibili si riempiono con trattamenti brevi e con i richiami, non con gli sconti.
Nel salone il vincolo è la persona. Nel centro estetico i vincoli sono tre — chi esegue, dove si esegue, con cosa si esegue — e vanno tutti soddisfatti nello stesso momento. È il motivo per cui un’agenda pensata per i parrucchieri, applicata a un centro estetico, produce sovrapposizioni.
Aggiungere il vincolo mancante è la differenza fra un’agenda che funziona e una che va corretta a mano ogni mattina.
01Le tre risorse di ogni appuntamento
| Trattamento | Persona | Cabina | Macchinario |
|---|---|---|---|
| Pulizia viso | Sì, tutto il tempo | Sì | No |
| Pressoterapia | Solo avvio e chiusura | Sì | Sì |
| Epilazione con apparecchio | Sì, tutto il tempo | Sì | Sì |
| Massaggio | Sì, tutto il tempo | Sì | No |
| Trattamento corpo con posa | A tratti | Sì | A volte |
La seconda riga è quella interessante: durante una pressoterapia la cabina e il macchinario sono occupati, ma l’operatrice no. In un centro con due cabine, questo significa poter servire un’altra cliente nella stessa fascia — se l’agenda lo sa.
02I tempi che nessuno mette in agenda
- Preparazione della cabina: lettino, teli, prodotti pronti. Cinque-dieci minuti.
- Accoglienza e anamnesi: cinque minuti alla prima visita, uno o due dopo.
- Vestizione e svestizione: la cliente non entra e esce in un secondo.
- Riordino e sanificazione: dieci minuti fra una cliente e l’altra, di più con i macchinari.
- Cassa e prossimo appuntamento: cinque minuti, ed è il momento in cui si vende.
Durata in agenda = Durata del trattamento + preparazione + riordino + cassa
Un trattamento «da 50 minuti» occupa in realtà 70-75 minuti di agenda.
03Riempire le fasce vuote
| Fascia | Cosa metterci |
|---|---|
| Mattina infrasettimanale | Percorsi lunghi, trattamenti corpo, clienti flessibili |
| Primo pomeriggio | Trattamenti brevi: epilazione parziale, manicure, sopracciglia |
| Ultima ora | Servizi rapidi e ritiri di prodotti |
| Gennaio e settembre | Percorsi che iniziano: sono i mesi dei buoni propositi |
| Periodi morti | Prove di trattamenti nuovi alle clienti abituali |
- 1
Fissa la seduta successiva prima che la cliente esca
Nei percorsi è naturale, sulle singole va proposto: «ci rivediamo fra quattro settimane?»
- 2
Tieni una lista d’attesa
Chi è disponibile in tempi brevi va chiamato quando qualcuno disdice.
- 3
Manda il promemoria il giorno prima
Riduce le assenze e i ritardi in modo netto.
- 4
Richiama chi non prenota
A distanza dalla frequenza abituale del suo trattamento.
- 5
Guarda il riempimento per fascia
Le fasce sempre vuote non si riempiono da sole: vanno riempite con azioni, o vanno chiuse.
04Sovrapporre con criterio
La sovrapposizione in estetica funziona quando un trattamento ha una fase in cui l’operatrice non serve: posa di una maschera, apparecchio in funzione, tempo di riposo.
Le condizioni per farlo bene
- La cliente in posa non resta sola senza sapere quanto durerà.
- La seconda cliente entra in una cabina diversa, non nella stessa.
- Il macchinario impegnato non serve al secondo trattamento.
- Mai più di due clienti in parallelo per operatrice.
- Il tempo di riordino resta previsto anche nelle sovrapposizioni.
Con Omega
Un’agenda che conosce cabine e macchinari
- Prenotazione su tre risorse insieme: operatrice, cabina e apparecchio.
- Tempi di preparazione e riordino previsti nella durata, non lasciati fuori.
- Promemoria il giorno prima e lista d’attesa per gli slot liberati.
- Riempimento per fascia oraria e per cabina, per capire dove si perde capacità.
