In breve
- L’orario di lavoro va registrato e conservato: è un obbligo, non una scelta organizzativa.
- Gli strumenti da cui deriva un controllo a distanza richiedono accordo sindacale o autorizzazione.
- Geolocalizzazione e dati biometrici hanno vincoli stringenti: raramente sono la soluzione più semplice.
La rilevazione delle presenze sta all’incrocio fra due esigenze opposte: da un lato l’obbligo di documentare l’orario effettivamente svolto, dall’altro il divieto di usare gli strumenti di lavoro per controllare a distanza l’attività dei lavoratori.
Le regole sono chiare e permettono di fare quasi tutto quello che serve, se si sa dove passa la linea.
01L’obbligo di registrazione
Il datore di lavoro deve poter documentare l’orario di lavoro effettivamente svolto da ciascun lavoratore: serve per il calcolo della retribuzione, per la verifica dei limiti di orario e dei riposi, e in caso di ispezione.
- La registrazione deve consentire di risalire a inizio e fine della prestazione e alle interruzioni rilevanti.
- Deve essere accessibile e conservata per il periodo previsto.
- Deve essere coerente con quanto risulta in busta paga: la discordanza fra presenze e cedolino è uno dei rilievi più frequenti.
- Vale per tutti i rapporti, compresi part-time, intermittenti e somministrati.
02Il limite dell’articolo 4
L’articolo 4 dello Statuto dei lavoratori, come modificato nel 2015, distingue due situazioni.
| Categoria | Cosa comprende | Cosa serve |
|---|---|---|
| Impianti e strumenti da cui deriva controllo a distanza | Videosorveglianza, sistemi di localizzazione, strumenti che consentono il controllo dell’attività | Accordo sindacale o autorizzazione dell’Ispettorato |
| Strumenti per rendere la prestazione | Computer, telefono aziendale, applicativi di lavoro | Nessun accordo, ma informativa adeguata |
| Strumenti di registrazione degli accessi e delle presenze | Badge, sistemi di rilevazione presenze | Non richiedono accordo, se limitati alla funzione |
03Geolocalizzazione e biometria
- Geolocalizzazione: ammessa per esigenze organizzative, produttive, di sicurezza del lavoro o di tutela del patrimonio, con accordo o autorizzazione. Il tracciamento continuo dei lavoratori è sproporzionato: si registra la posizione al momento della timbratura, non tutto il giorno.
- Dati biometrici (impronta, volto): sono dati particolari. Il loro uso per la mera rilevazione presenze è stato ripetutamente ritenuto sproporzionato quando esistono alternative meno invasive. Prima di adottarli serve una valutazione d’impatto e una motivazione solida.
- Videosorveglianza: non può essere usata per la verifica dell’attività lavorativa, e richiede comunque accordo o autorizzazione e cartelli informativi.
La soluzione più semplice e difendibile per il lavoro fuori sede è quasi sempre la stessa: timbratura dall’applicazione con verifica della posizione solo nel momento della timbratura, entro un raggio dalla sede, senza conservare percorsi.
04Come si imposta, in pratica
- 1
Scegli lo strumento minimo che risolve
Se basta un chiosco all’ingresso, non serve la geolocalizzazione.
- 2
Verifica se serve accordo o autorizzazione
Prima dell’installazione, non dopo. Un impianto attivato senza è un problema serio.
- 3
Scrivi l’informativa e consegnala
Cosa si registra, perché, per quanto, chi lo vede, cosa comporta.
- 4
Definisci chi accede ai dati
Il responsabile diretto vede la sua squadra, non tutta l’azienda.
- 5
Stabilisci il tempo di conservazione
Coerente con le finalità e con gli obblighi documentali, e poi cancellazione.
- 6
Gestisci le correzioni con traccia
Una timbratura dimenticata si corregge, ma la correzione deve restare visibile e attribuibile.
Gli errori più comuni
- Usare i dati di presenza per valutazioni disciplinari senza aver informato sulle modalità di controllo.
- Attivare la geolocalizzazione continua «per sicurezza», senza accordo né valutazione.
- Conservare le timbrature per anni senza una regola.
- Permettere a chiunque nell’organizzazione di vedere gli orari di tutti.
- Correggere le timbrature senza lasciare traccia di chi e quando.
Con Omega
Presenze che si tengono senza controllare le persone
- Timbratura da telefono, chiosco o badge, con la verifica della posizione solo nel momento della timbratura.
- Correzioni sempre tracciate: chi ha modificato cosa e quando.
- Ambito dati per responsabile: ognuno vede la sua squadra, non tutta l’azienda.
- Cartellino mensile che coincide con quello che va in busta paga.
