In breve
- La comunicazione obbligatoria va inviata entro le 24 del giorno precedente l’inizio del rapporto.
- La lettera di assunzione e l’informativa sulle condizioni di lavoro hanno contenuti minimi previsti.
- Formazione e visita medica, dove necessarie, precedono l’adibizione alla mansione.
Assumere è un momento in cui si concentrano molti adempimenti in poche ore, e alcuni hanno termini rigidi. Sbagliare l’ordine non è un problema formale: la comunicazione tardiva configura una violazione con sanzioni pesanti.
Ecco la sequenza, dal sì del candidato al suo primo giorno.
01Prima dell’inizio del rapporto
- 1
Definisci inquadramento e condizioni
CCNL applicato, livello, mansione, orario, sede, retribuzione, durata ed eventuale prova.
- 2
Raccogli i documenti
Documento d’identità, codice fiscale, permesso di soggiorno se richiesto, coordinate bancarie, titoli e abilitazioni.
- 3
Invia la comunicazione obbligatoria
Entro le 24 del giorno precedente l’inizio, con i dati del rapporto. È il termine che non ammette eccezioni.
- 4
Consegna la lettera di assunzione
Con tutti gli elementi previsti dalla normativa sulle condizioni di lavoro trasparenti.
- 5
Programma la visita medica
Dove la sorveglianza sanitaria è prevista, prima dell’adibizione alla mansione.
- 6
Programma la formazione sicurezza
Generale e specifica, prima o contestualmente all’avvio, secondo la mansione.
02Cosa deve dire la lettera di assunzione
Gli elementi essenziali
- Identità delle parti e sede di lavoro.
- Data di inizio e, per i rapporti a termine, la durata prevista.
- Tipologia contrattuale e CCNL applicato.
- Inquadramento, livello e mansioni.
- Retribuzione, elementi che la compongono e periodicità di pagamento.
- Orario di lavoro e modalità di articolazione, con le regole su straordinari e turni.
- Durata delle ferie e dei permessi.
- Periodo di prova, se previsto, con la sua durata.
- Termini di preavviso per il recesso.
- Informazioni su formazione, enti previdenziali e assicurativi.
La normativa sulle condizioni di lavoro trasparenti ha ampliato le informazioni da fornire al lavoratore: vanno consegnate per iscritto entro i termini previsti e conservate.
03Il periodo di prova
- Deve risultare da atto scritto sottoscritto prima o contestualmente all’inizio del rapporto: un patto di prova concordato dopo non è valido.
- La durata massima è stabilita dal CCNL e dalla legge, ed è proporzionata alla durata del contratto per i rapporti a termine.
- Durante la prova entrambe le parti possono recedere senza preavviso, salvo diversa previsione contrattuale.
- Il recesso in prova deve comunque essere legittimo: non può fondarsi su motivi discriminatori.
- La prova va effettivamente svolta: un recesso nel primo giorno è difficilmente sostenibile.
04Il primo giorno, fatto bene
Gli adempimenti tengono l’azienda in regola; l’accoglienza decide se la persona resterà. Le due cose non si escludono e costano un’ora in tutto.
Da preparare prima che arrivi
- Postazione, strumenti, accessi e dispositivi pronti.
- DPI consegnati con la conferma di ricezione.
- Presentazione del referente diretto e del team.
- Formazione sicurezza programmata, con data.
- Informativa sul trattamento dei dati consegnata.
- Regolamenti interni e policy consegnati e spiegati.
- Accesso al portale per timbrature, richieste e documenti.
- Un momento di verifica dopo la prima settimana, già fissato.
| Momento | Cosa succede |
|---|---|
| Giorno −1 | Comunicazione obbligatoria inviata |
| Giorno 1 | Consegna documenti, accoglienza, formazione iniziale |
| Prima settimana | Affiancamento, verifica strumenti, primo colloquio |
| Primo mese | Formazione specifica completata, visita medica eseguita |
| Fine prova | Colloquio di verifica e decisione, con la data in agenda |
Con Omega
L’assunzione come percorso, non come pila di fogli
- Checklist di assunzione con documenti, comunicazioni e consegne, tutte spuntabili.
- Fine del periodo di prova e scadenze dei contratti a termine nello scadenzario.
- Formazione e visita medica programmate dal primo giorno, con il promemoria.
- Portale della persona attivo dal primo giorno: documenti, timbrature, richieste.
